Was versteht man unter elektronischer Archivierung?

In einem elektronischen Archiv findet man die gleichen Arten von Dokumenten, wie in einem herkömmlichen Archiv - zum Beispiel Akten, Tondokumente, Bild- und Filmmaterial, Zeichnungen usw. Der Unterschied besteht in der Erfassung (Ablage) und der Recherche, die hier elektronisch erfolgen.

Schriftstücke oder Zeichnungen werden "eingescannt", ein Vorgang der dem Fotokopieren oder besser dem Faxen vergleichbar ist, und elektronisch als Datei abgespeichert. Die Verwaltung dieser Dateien wird von einem speziellen Archivprogramm übernommen. Dieses Programm legt ein elektronisches Faksimile des Originalbildes im PC ab. Man erhält so ein getreues Abbild des Originaldokumentes: das Layout bleibt erhalten, selbst handschriftliche Anmerkungen und Unterschriften sind deutlich erkennbar. Schon damit sind wesentliche Vorteile der elektronischen Archivierung erreicht: Dokumentenechtheit und Platzersparnis.

Aber ein elektronisches Archiv kann mehr: es "erkennt" mittels OCR (Optical Character Recognition = optische Zeichenerkennung) auch den auf dem Schriftstück befindlichen Text und führt eine vollautomatische Indizierung vor, so daß Sie später nach jedem beliebigen Begriff suchen können. Anspruchsvolle Software ist dabei auch in der Lage Handschriften zu erkennen oder Formulare zu analysieren. Jedes Dokument, daß den gesuchten Begriff enthält, wird automatisch gefunden und wahlweise als Text oder als Abbild am Bildschirm angezeigt - und das selbst bei großen Archiven binnen Sekunden. Sie finden auf diese Weise leicht Dokumente, die mehreren Kriterien Ihrer herkömmlichen Zuordnung bei der Archivierung entsprechen und zuvor deshalb mehrfach kopiert und abgelegt oder mehrfach verschlagwortet werden mußten. Diese doppelte Arbeit kann man sich sparen: ein Dokument wird nur noch einmal gespeichert und unter verschiedensten Suchkriterien gefunden.

Bild- und Tondokumente werden ebenfalls elektronisch und platzsparend abgelegt. Da die Softwareentwicklung jedoch auf diesem Gebiet noch nicht so fortgeschritten wie bei der Textverarbeitung ist, können Bild- und Tonmaterial nicht automatisch von der Software analysiert werden um ein Wiederauffinden zu ermöglichen. Bild- und Tondaten enthalten zwar bereits Informationen, die automatisch abgelegt werden können - wie Bildgröße, Auflösung, Dateiformat, Erstellungsdatum u.ä. Dennoch ist bei der Erfassung oder Recherche noch einige "Handarbeit" erforderlich, sei es durch manuelle Verschlagwortung, durch visuelles Suchen ("durchblättern" der Bilder) oder kurzes "anspielen" der Clips.

Die Entwickler arbeiten seit geraumer Zeit an einer automatisierten Analysemöglichkeit für Bildmaterial. So soll in Zukunft mit Hilfe neuronaler Netze und "intelligenter" Suchmaschinen das Auffinden von Bildelementen oder Farbkombinationen zum gewünschten Ergebnis führen. So sollen zum Beispiel anhand des Vorkommens oder der Häufigkeit bestimmter Farben innerhalb eins Bildes Rückschlüsse auf dessen Inhalt gezogen werden können. Das kann sinnvoll sein, wenn man z.B. nach einem “Stilleben mit Sonnenblume” sucht und das neuronale Netz daraufhin gezielt nach einer bestimmten Kombination von Gelb- und Brauntönen sucht. Das solche Entwicklungen natürlich nicht fehlerfrei sind, haben aber bereits kuriose Entwicklungen in Software für den Jugendschutz im Internet gezeigt. Dort soll die Häufigkeit von Hauttönen in Bildern den Rückschluß ziehen lassen, es handele sich um erotische Fotos. Gnadenlos fallen dann aber auch Portraitaufnahmen durch das Raster der Software.

Bei der Verarbeitung von menschlicher Sprache sind bereits erhebliche Fortschritte gemacht worden. Zahlreiche, inzwischen zum Teil recht preiswerte Lösungen erlauben - meist nach einer Trainingsphase - das direkte Diktat in die Textverarbeitung. Verbesserte Systeme sind mit spezifischen Wortschätzen für Angehörige bestimmter Berufe, z.B. Radiologen oder Juristen ausgestattet. Doch ist auch hier immer noch eine gewisse Anpassung des Benutzers an das System durch die Wahl des Sprachduktus und der Aussprache erforderlich.